Comment organiser un événement d’entreprise ? 6 conseils à connaître.
1. Connaissez les objectifs de votre événement d’entreprise.
Pour l’organisation d’un événement professionnel réussi, vous devrez d’abord savoir à quoi ressemble le succès. Qu’est-ce que les dirigeants attendent de cet événement ? Quelles sont les caractéristiques qui feront que tout le monde s’accordera à dire que l’événement a été réussi ?
Les événements d’entreprise se concentrent généralement sur un objectif principal. Ils sont généralement organisés pour communiquer un message ou augmenter un comportement au sein de l’organisation. Ils constituent un excellent moyen d’améliorer le moral de l’entreprise, de transmettre un nouveau message ou de partager des informations précieuses.
Voici quelques objectifs courants des événements d’entreprise :
- Changez la perception des clients
- Créer un lien d’équipe plus fort
- Motiver le personnel de vente et les autres employés
- Enthousiasmer les cadres et les dirigeants
- Planifier l’année à venir
- Former. nouveau personnel
- Créer des opportunités de couverture par la presse ou les médias sociaux
- Soutenir les activités de marketing
- Créer de l’enthousiasme pour un nouveau produit ou une nouvelle initiative
- Rendre une personne (le patron) heureuse
2. Créez un plan d’événement d’entreprise.
Une fois que vous avez décidé de l’objectif principal de votre événement, vous pouvez commencer à planifier. Même si vous demandez de l’aide, créez un bref plan qui présente les informations les plus importantes sur l’événement. Il doit inclure :
- Buts et objectifs de l’événement
- Message(s) que vous voulez partager
- Votre public et le nombre de participants
- Format et thème de l’événement
- Budget de l’événement – utilisez cet estimateur de coûts pour vous aider !
- RCI attendu (et métriques pertinentes à mesurer)
Des détails comme le lieu de l’événement, la technologie, les fournisseurs, la nourriture et les boissons, le divertissement et d’autres logistiques de l’événement peuvent être laissés de côté dans ce plan initial. Le planificateur que vous engagerez se chargera de beaucoup de ces choses. L’objectif de ce plan initial est de transmettre votre vision de l’événement et ce que vous souhaitez accomplir.
3. Communiquer la vue d’ensemble.
Votre objectif principal en tant que représentant de l’entreprise pour l’événement est de transmettre des informations sur l’entreprise au planificateur. Les planificateurs d’événements ne savent probablement pas beaucoup de choses sur votre entreprise et sa culture à l’avance. Vous êtes la meilleure source d’information dont ils disposent. Essayez de donner au planificateur une bonne idée de l’historique de l’événement, des objectifs que la direction vous a communiqués et de toute réflexion sur l’ambiance générale de l’événement.
Vous imaginez une réunion formelle pour relayer les objectifs stratégiques de l’entreprise pour l’année ? S’agit-il alors d’une retraite où les employés peuvent se détendre et être récompensés pour leurs efforts ? Il est utile de faire un travail de préparation à l’avance pour réfléchir à ce à quoi ressemblera un événement réussi, et de mettre par écrit vos pensées. Vous pouvez même inclure quelques photos pour inspirer le planificateur. Plus votre vision est claire, plus il sera facile pour le planificateur de vous aider à créer un grand événement.
4. Décidez des rôles et des responsabilités.
Bien que le planificateur s’occupe de beaucoup de détails, il se tournera probablement vers vous pour certaines choses. Lors de votre première rencontre, demandez-lui ce qu’il attend de vous et comment vous pouvez l’aider au mieux à créer un événement exceptionnel. Il appréciera votre prévoyance et votre volonté d’aider. Faites savoir au planificateur sur quelles ressources internes vous pouvez compter, qu’il s’agisse de personnes spécifiques disponibles pour aider ou de départements.
Vous serez probablement chargé de communiquer avec les participants avant l’événement, d’assurer la liaison avec la direction de l’entreprise sur l’avancement de la planification et de guider la stratégie globale de l’événement. Au-delà de cela, les tâches que vous prenez en charge dépendent en grande partie de vous. S’il y a quelque chose que vous voulez absolument faire vous-même, ou quelque chose que vous savez être au-delà de vos capacités, c’est le bon moment pour le faire savoir au planificateur. N’ayez pas peur de vous exprimer. L’objectif ultime du planificateur est de s’assurer que vous et l’entreprise êtes satisfaits de l’événement.
5. Laissez certaines choses aux professionnels.
La réalité est que vous avez engagé un planificateur pour une raison. Bien que cela puisse être difficile, vous devez faire confiance à l’équipe de planification pour gérer les détails que vous n’avez pas pris en charge. Cela peut être difficile lorsque vous savez que la responsabilité de l’événement vous incombe en fin de compte. Mais si vous faites de la microgestion ou essayez de trop vous impliquer, les planificateurs ne pourront pas faire leur travail.
Prenez donc une grande respiration et concentrez-vous sur la vue d’ensemble. Profitez du temps supplémentaire que vous avez gagné en déléguant les détails à votre équipe de planification d’événements de confiance.
6. Ayez une seule source permanente d’informations
Avec beaucoup de personnes travaillant sur votre événement d’entreprise, il est important d’avoir un endroit où tout le monde peut aller pour obtenir des réponses. Alors que le planificateur utilisera probablement son propre système de gestion de projet, coordonnez-vous avec lui pour vous assurer qu’il existe un endroit où vous pouvez accéder aux détails de l’événement. Cela peut signifier que vous obtenez un accès au système du planificateur, que vous utilisez votre propre système interne ou que vous concevez un système partagé avec un accès pour tous ceux qui en ont besoin.
À mesure que vous vous rapprochez de l’événement et que vous devez confirmer des détails, vous ne voulez pas attendre une réponse du planificateur. Avoir un seul endroit pour tous les documents et actifs liés à l’événement vous épargnera ce casse-tête.
