5 conseils pour les débutants de Microsoft SharePoint

Si vous êtes une entreprise qui vient de mettre en œuvre Office 365 pour la toute première fois, vous aurez toutes les applications standard telles que Word, Excel, PowerPoint, sharepoint qui vous aideront à accomplir votre travail quotidien. Vous aurez également remarqué que vous disposez d’un outil de collaboration appelé Microsoft SharePoint qui est inclus dans votre abonnement Office 365.

Dans notre dernier article de conseils et astuces, nous allons discuter de ce qu’est Microsoft SharePoint, de ce qu’il peut faire, ainsi que vous fournir 5 des meilleurs conseils pour vous aider à démarrer avec Microsoft SharePoint. Je vous engage à lire cet article.

Qu’est ce que Microsoft SharePoint ?

Microsoft SharePoint est un outil basé sur le cloud qui peut être utilisé pour de nombreuses choses, y compris la collaboration d’équipe. En outre, il peut aider à prendre en charge un large éventail de capacités, notamment :

• La possibilité de créer des sites Web internes d’entreprise, qui peuvent fournir un accès facile aux informations ainsi que la possibilité d’être partagés entre vos collègues.
• Un système de gestion de contenu où la documentation peut être stockée et faire l’objet d’une collaboration.
• Une intégration facile avec les applications Office 365 existantes telles que Word, PowerPoint, Outlook, Teams, Flow et bien d’autres.

Maintenant que vous savez ce qu’est SharePoint et les capacités qu’il a, fournissons les conseils sur la façon de démarrer avec Microsoft SharePoint.

Construire et partager des modèles de site

SharePoint peut être extrêmement flexible dans le fait qu’il peut vous permettre de personnaliser entièrement vos sites par l’utilisation de listes, de flux de travail, de marques et de logos. Cela peut être utile si vous construisez un site à partir de zéro, car vous aurez la possibilité de l’enregistrer en tant que modèle et de le réutiliser si vous souhaitez créer un autre site et vous faire gagner un temps bien nécessaire.

Le modèle que vous construisez peut avoir les bases déjà configurées, y compris les bibliothèques et même les contenus si vous le souhaitez. De plus, vous pouvez les importer dans d’autres environnements SharePoint, les ouvrir dans Visual Studio et même les partager avec d’autres utilisateurs à partir de la galerie de solutions SharePoint.

Collaborez et coécrivez des documents Office

L’avantage de SharePoint est que vous pouvez configurer toutes sortes de documents tels que des documents Word et des feuilles de calcul Excel qui peuvent être coécrits. Cela permet à plusieurs utilisateurs de travailler sur ces documents en temps réel, ainsi que la possibilité de suivre les modifications sans se soucier de marcher sur les pieds des autres.

Créez un site d’équipe avec des autorisations précises

Les sites d’équipe sont l’une des meilleures fonctionnalités de Microsoft SharePoint. La création de l’un d’entre eux est relativement facile, il vous suffit de vous connecter à votre compte Office 365, puis de suivre les instructions de l’assistant de création.

Dans l’assistant de création, vous aurez également la possibilité de configurer des listes de messagerie de groupe pour toutes les parties que vous souhaitez pouvoir accéder au site. Vous pouvez configurer ce site pour qu’il soit accessible à tous les membres de l’organisation ou fournir plutôt un accès à un plus petit groupe de personnes.

Passez du temps à apprendre à utiliser les colonnes SharePoint

Si vous êtes un fan des feuilles de calcul, vous adorerez ce que SharePoint a à offrir en termes de capacité à regrouper, filtrer et traiter des ensembles compliqués de données. En outre, une colonne SharePoint a la capacité d’appliquer des critères spécifiques aux listes et aux bibliothèques à travers d’autres sites SharePoint.

Utilisez les apps intégrées

SharePoint a un certain nombre d’apps intégrées qui sont utiles pour beaucoup de vos tâches quotidiennes. Voici des exemples de quelques-unes d’entre elles :

• Contacts : cela permet de créer une liste de contacts qui peut être synchronisée avec Microsoft Outlook. Par conséquent, si vous ajoutez un contact à votre liste synchronisée dans Outlook, il sera automatiquement ajouté à votre site SharePoint et vice versa.
• Liste personnalisée en vue Datasheet : cela vous permet de construire une liste dans une vue qui est similaire à celle de Microsoft Excel. À partir de celle-ci, vous pouvez facilement mettre à jour et modifier les détails des éléments de la liste en temps réel.
• Calendrier : créez un calendrier qui peut être synchronisé avec Microsoft Outlook, ce qui peut être utile pour collationner les événements à venir, les échéances professionnelles importantes et bien plus encore.