Conseils et astuces de vidéoconférence pour de meilleures réunions virtuelles

11 meilleurs conseils et astuces de vidéoconférence

Que vous soyez novice en matière de travail à distance ou que vous cherchiez simplement à vous remettre à niveau sur les meilleures pratiques, cet article vous apprendra tout ce que vous devez savoir sur l’utilisation d’un logiciel de vidéoconférence, sur ce dont vous devez être conscient avant de rejoindre une réunion, et sur la manière de paraître aussi confiant et aussi efficace que vous le feriez habituellement si vous étiez dans une salle de réunion. 

 

1. Testez votre technologie avant de commencer 

Première chose. Testez tout, et je dis bien tout avant de commencer votre vidéoconférence. Vous devriez effectuer un test rapide pour vous assurer que le logiciel fonctionne comme il le devrait. Si vous avez besoin d’une aide supplémentaire, lisez comment utiliser Zoom ou le logiciel que vous utilisez avant de commencer à tâtonner avec les paramètres et de vous compliquer la tâche. 

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2. Habillez-vous de façon professionnelle 

Avoir l’air professionnel a une signification différente pour chacun. Si vous n’êtes pas sûr de vous, le mieux est de vous habiller de manière élégante plutôt que décontractée. Gardez à l’esprit que votre code vestimentaire habituel au bureau doit tout de même être respecté, surtout si vous participez à une vidéoconférence avec votre responsable ou des personnes que vous devez impressionner. 

Si vous vous retrouvez à mener ou à passer des entretiens à distance, vous devrez absolument vous habiller joliment. Si vous portez habituellement un costume et une cravate, portez un costume et une cravate. Le protocole d’entretien standard ne passe pas à la trappe simplement parce que vous ne parlez pas en personne. 

 

3. Préparez-vous comme vous le feriez pour n’importe quelle autre réunion

L’une des pires erreurs que quelqu’un puisse faire lorsqu’il dirige une réunion virtuelle est de ne pas être préparé. Il n’y a rien de pire que de tâtonner dans des fichiers, des onglets Internet ou un bureau en désordre pendant que vos participants doivent s’asseoir et vous attendre. Si vous avez des documents à partager, faites en sorte qu’ils soient tirés et prêts à être utilisés.

Assurez-vous que la réunion se déroule aussi bien que possible en préparant un ordre du jour et en vous y référant souvent.

 

4. Éliminez le désordre et les distractions de votre arrière-plan

Le travail à distance s’accompagne d’une ribambelle de  » bureaux  » de travail intéressants. Que vous préfériez travailler dans votre chambre d’amis, votre bureau à domicile, votre patio arrière ou votre sous-sol, il est important que votre arrière-plan soit exempt de désordre et de distractions. 

Vous seriez surpris de la rapidité avec laquelle les participants à une réunion peuvent perdre de vue le présentateur et diriger leur attention vers le collègue avec les enfants qui courent en liberté ou les chiens qui jouent avec des jouets en arrière-plan. Considérez la boîte vidéo de chaque participant comme une télévision. S’il se passe quelque chose dans votre box qui n’est pas seulement vous assis et fixant le regard, vous provoquez une distraction.  

 

5. Limitez votre agitation 

Avec tout cela dit, vous ne devez pas être vous-même une distraction. Ne mangez pas pendant une réunion (à moins qu’il ne s’agisse d’un déjeuner de travail, bien sûr), ne touchez pas à votre téléphone, ne vous engagez pas avec les autres personnes autour de vous, même si vous êtes en mode silencieux, et gardez le contact visuel avec la webcam ou avec la personne qui parle. Il est facile de perdre sa concentration quand on est dans son environnement domestique, mais pour le bien de toutes les autres personnes présentes à la réunion, faites de votre mieux pour être attentif et alerte. 

 

6. Ayez un bon éclairage

C’est une évidence, mais assurez-vous que le lieu de votre visioconférence a un bon éclairage. Cela signifie que vous ne devez pas avoir de traces de soleil sur votre visage ou être en contre-jour. Un faible éclairage n’est pas favorable non plus. Si vous ne pouvez pas obtenir l’éclairage dont vous avez besoin dans l’espace où vous vous trouvez, apportez une autre source d’éclairage constant, comme la lampe de votre salon ou une lampe annulaire fluorescente récemment achetée si vous avez investi dans une installation de bureau à domicile plus robuste. 

 

7. Assurez-vous que votre connexion Internet est rapide

Comme pour tous les types de streaming vidéo, une connexion Internet solide et fiable est cruciale. Testez votre wifi au préalable pour vous assurer que votre réseau peut supporter la vidéoconférence. Si ce n’est pas le cas, envisagez d’utiliser un câble ethernet pour une connexion plus stable ou un wifi extender si votre wifi n’arrive pas là où il le faudrait. 

Si vous rencontrez des problèmes d’internet, gardez à l’esprit que vous devrez peut-être désactiver votre webcam pour améliorer les performances globales de votre connexion.

 

8. Organisez votre bureau avant de partager votre écran 

Il n’y a vraiment rien de plus embarrassant que de partager votre écran pour que tous vos collègues découvrent que vous avez oublié de fermer une conversation personnelle sur Slack ou qu’un onglet douteux est resté ouvert. Faites-vous une faveur et nettoyez tout avant de commencer la réunion. Assurez-vous que tout ce qui doit être sorti pour la réunion est prêt, et que tout ce qui n’a pas besoin d’être là est hors de vue. 

 

9. Désactivez vos notifications 

Maintenant que votre bureau est dégagé et prêt pour la réunion, vous devez désactiver vos notifications. Cela garantit que vous ne recevrez pas d’alertes ou de messages d’aperçu qui apparaissent pendant que vous partagez votre écran. Il n’y a rien de plus ennuyeux que les pings constants de vos médias sociaux, de votre messagerie instantanée ou de votre logiciel de lead scoring qui se déclenchent. 

 

10. Toujours se mettre en sourdine quand on ne parle pas

Se mettre en sourdine quand on ne parle pas. C’est la règle cardinale de l’étiquette de la vidéoconférence. Cette règle est facile à suivre en théorie, mais peut-être pas si facile en pratique. Vous n’imaginez pas combien de personnes oublient de couper leur micro et obligent tout leur groupe de participants à la réunion à écouter des bruits de fond gênants, des aboiements de chiens, des retours d’informations et que sais-je encore !  

 

11. Profitez des fonctionnalités de la vidéoconférence  

Les plus grands avantages de la vidéoconférence sont toutes les fonctionnalités qui l’accompagnent. Il y a des boîtes de discussion à utiliser si vous ne voulez pas interrompre la conversation en cours, des sondages, le partage d’écran, les options d’enregistrement, les fonctions de marque, les modes de webinaire, et bien plus encore. Ces fonctionnalités améliorent vos réunions d’une manière qui ne pourrait jamais être faite en personne. Utilisez-les à votre avantage.